Como evitar erros mais comuns na importação e não perder dinheiro

A importação permite que as empresas ampliem seu portfólio, reduzam seus custos de produção e ainda dá acesso a produtos inovadores não disponíveis no mercado nacional. No entanto, em cada etapa do processo existem desafios que, se mal gerenciados, podem gerar prejuízos significativos para as empresas. Erros na importação são mais comuns do que se imagina e evitá-los é essencial para o sucesso da operação internacional. Com este texto você entenderá quais são os erros mais comuns na importação cometidos por importadores e, principalmente, como evitá-los para garantir economia, conformidade legal e eficiência logística. Tenha uma boa leitura!

Os erros mais comuns na importação

Muitos são os erros que podem ser cometidos pelos importadores em cada etapa da operação. Vamos citar aqui os erros mais comuns e como evitá-los:

Falta de planejamento

Um dos maiores erros é iniciar uma operação de importação sem um planejamento detalhado. Muitos importadores compram por impulso ou motivados apenas pelo preço competitivo, sem considerar:

• Custos logísticos e tributários;
• Exigências regulatórias;
• Tempo de trânsito internacional e nacional;
• Capacidade de armazenamento e giro de estoque;
• Necessidade real do mercado.

Como evitar:

Faça um planejamento antecipado e completo da sua importação. Tenha a definição clara dos objetivos da importação, que devem estar alinhados às necessidades comerciais da empresa. Para isso, é essencial compreender o que será importado, por quê, em que quantidade e com qual frequência. Além disso, deve-se fazer o planejamento logístico, considerando a escolha do modal de transporte a ser utilizado, além de consultar o tratamento administrativo e tributário aplicáveis à mercadoria importada. No aspecto financeiro, o planejamento antecipado permite maior controle sobre o fluxo de caixa e a gestão cambial. Portanto, é fundamental estimar todos os custos envolvidos na operação além do valor do produto, como frete internacional, seguro, tributos, armazenagem, taxas portuárias/aeroportuárias, despesas administrativas/aduaneiras, entre outros. Além disso, é importante também considerar um planejamento tributário que possibilite o acesso a incentivos fiscais e/ou acordos internacionais comerciais, utilização de Regimes Aduaneiros Especiais e uso de créditos tributários que contribuem para a redução da carga tributária que incide sobre a operação de importação. O planejamento deve ainda possibilitar a integração entre os setores da empresa envolvidos na operação, como compras, logística, financeiro, fiscal e comercial, garantindo que todos estejam alinhados com os prazos, custos e expectativas.

Escolha inadequada do fornecedor internacional

Selecionar um fornecedor apenas com base no menor preço pode ser um grande equívoco. Fornecedores não confiáveis podem causar atrasos, enviar produtos fora da especificação ou até sumir após o pagamento adiantado ser realizado pelo importador.

Como evitar:

Realize uma pesquisa detalhada sobre o fornecedor, verificando seu histórico, suas certificações, referências comerciais e avaliações de outros importadores. Além disso, procure visitar as instalações do fornecedor, quando possível, ou contrate uma empresa para fazer uma inspeção de fábrica, para verificar sua capacidade produtiva, além de solicitar o envio de amostras para avaliar a qualidade do produto. Ao fechar negócio, procure formalizar um contrato de compra e venda com cláusulas claras de proteção comercial e comece com pedidos menores para testar a qualidade do produto e o serviço/atendimento do fornecedor.

Erro na classificação fiscal da mercadoria

A adoção de um código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) inadequado pode levar ao pagamento indevido de tributos e aplicação incorreta do tratamento administrativo, o que acaba gerando a aplicação de multas, atraso no desembaraço aduaneiro e outras penalidades ao importador.

Como evitar:

Para evitar este erro tão comum e que gera tanto prejuízo é preciso:

• Coletar o maior número de informações técnicas sobre a mercadoria que se pretende importar, ou seja, ter acesso a todas as características necessárias para sua correta classificação tarifária como material constitutivo, finalidade de uso, tecnologia empregada, dimensões e especificidades técnicas como medida, peso, potência, entre outras características;
•  Verificar catálogos, manuais, descritivos técnicos e confirmar suas características e aplicação;
• Caso seja necessário, consultar o fabricante do produto ou um engenheiro/técnico para obter as informações necessárias;
• A partir das informações coletadas, o passo seguinte é formular uma descrição completa do produto;
• Seguir as regras de classificação tarifária e encontrar o melhor código NCM para a mercadoria;
• Em caso de dúvida, realizar uma consulta formal de classificação fiscal junto à Receita Federal e/ou contar com os serviços de um profissional ou empresa especializada em classificação fiscal de mercadorias.

Negligência com os documentos de importação

Fatura Comercial (Commercial Invoice), Packing List, conhecimento de embarque, licença de importação (quando aplicável), Certificado de Origem (quando aplicável) são documentos que irão instruir o processo de despacho aduaneiro. Qualquer inconsistência pode gerar atrasos e custos extras.

Como evitar:

Para evitar a apresentação de documentos incorretos ou incompletos é importante:

• Encaminhar para o fornecedor todas as informações que devem constar em cada documento, principalmente quando se tratar de produtos específicos como cosméticos, produtos médico-hospitalares, entre outros;
• Solicitar ao fornecedor o envio do draft dos documentos para conferência das informações e aprovação antes do embarque da carga na origem;
• Manter um checklist de documentos e informações necessárias atualizado por tipo de produto e origem.

Não considerar as variações cambiais

Como a importação geralmente é realizada em moeda estrangeira, a oscilação cambial pode impactar negativamente no custo final do produto, principalmente quando negligenciada pelo importador.

Como evitar:

Para evitar perdas financeiras relativas às variações cambiais é preciso considerar:

• Fazer proteção cambial com contratos de hedge ou operações de trava cambial com corretoras ou bancos autorizados a operar no mercado de câmbio pelo Banco Central;
• Trabalhar com margens financeiras que suportem variações de curto prazo;
• Acompanhar o mercado financeiro e antecipar suas compras internacionais em momentos de câmbio favorável.

Escolha inadequada do modal de transporte

Selecionar o modal de transporte errado pode gerar atrasos, custos excessivos ou até danos à mercadoria.

Como evitar:

Para não cair neste erro comum, procure:

• Analisar as características da carga, origem, destino, grau de urgência e riscos envolvidos em cada modalidade de transporte;
• Escolher o modal de transporte ou a combinação de modalidades que oferecer o melhor custo-benefício;
• Considerar a contratação de um seguro internacional de carga para cobrir qualquer dano ou risco à carga, principalmente quando se tratar de mercadoria de alto valor agregado.

Desconhecimento das exigências brasileiras

Quando se trata da importação, é importante conhecer as exigências técnicas e regulatórias do Brasil para que todas as normas, regulamento e requisitos específicos possam ser cumpridos. O desconhecimento e a falta de cumprimento das exigências brasileiras costumam gerar multas, retenção de carga e outras penalidades.

Como evitar:

Para garantir a conformidade da operação é fundamental:

• Verificar as barreiras tarifárias e não tarifárias de acordo com o produto e sua origem;
• Consultar o tratamento administrativo para verificar se o item em questão necessitará de licença de importação e se o licenciamento deve ser automático (o deferimento da LI pode ocorrer depois do embarque da carga na origem, mas antes do despacho aduaneiro de importação) ou não automático (quando o deferimento da LI deve ocorrer antes do embarque da carga na origem);
• Checar se o produto necessita de algum tipo de certificação ou registro junto à órgãos como Anvisa, MAPA, Inmetro, ANATEL, entre outros;
• Em caso de utilização de acordos comerciais internacionais, certificar-se de ter em mãos o Certificado de Origem do produto para se beneficiar de tratamento tarifário preferencial.

Evite erros comuns na importação com a Opex

Importar é um processo vantajoso, mas exige conhecimento técnico, planejamento e atenção aos detalhes. Evitar os erros mais comuns é a chave para garantir que a operação seja lucrativa, eficiente e segura. O auxílio de uma empresa especializada no assunto como a Opex pode fazer a diferença se você está começando a importar ou deseja começar. Aqui na Opex reduzimos custos através de planejamento tributário inteligente, negociações estratégicas com fornecedores e identificação de incentivos fiscais. Garantimos mais governança e previsibilidade pela otimização dos processos, redução de custos, prevenção de riscos e compromisso com a eficiência operacional. Entre em contato conosco e evite erros comuns na importação com a Opex!