A importação oferece oportunidades de ampliação de mercados, redução de custos e diversificação de fornecedores, mas apresenta também inúmeros desafios, principalmente no campo fiscal e regulatório. Mas, como evitar problemas fiscais e regulatórios na importação? Neste texto, vamos explorar de forma detalhada como gestores podem estruturar processos internos para reduzir riscos, cumprir todas as exigências legais e garantir que suas operações de importação sejam eficientes e seguras, afinal, importar com segurança fiscal e regulatória não é uma missão impossível. 
Como é o cenário fiscal e regulatório na importação?
O Brasil é um país conhecido pela complexidade de seu sistema tributário e por apresentar inúmeras normas e regulamentos que os importadores precisam cumprir rigorosamente, o que exige atenção constante.
Além disso, existem regras específicas de classificação fiscal de mercadorias, cotas e licenças de importação, certificações e registros obrigatórios e tratados internacionais que podem impactar prazos e custos.
Assim, o primeiro passo para qualquer gestor é ter plena consciência de que a importação não se resume a fechar um contrato com o fornecedor internacional e contratar o transporte: trata-se de uma operação altamente regulada, que demanda planejamento, conhecimento técnico e monitoramento constante.
Como garantir uma operação de importação eficiente e segura?
Vamos apresentar aqui alguns pontos de atenção que ajudam os gestores a saber como evitar problemas fiscais e regulatórios na importação e a garantir uma operação eficiente e segura:
Planejamento tributário
Um dos erros mais comuns entre empresas que iniciam atividades de importação é subestimar o impacto fiscal da operação. O planejamento tributário é essencial não apenas para reduzir custos, mas também para prevenir problemas com o Fisco.
É imprescindível conhecer a carga tributária total incidente sobre o produto. Para isso, é necessário calcular todos os impostos federais e estaduais (Imposto de Importação, IPI, PIS/Pasep-Importação, Cofins-Importação e ICMS). Além disso, é importante considerar benefícios fiscais disponíveis e o uso de Regimes Aduaneiros Fiscais. Esses regimes possibilitam reduzir custos com tributos e permitem obter tratamento diferenciado nos controles aduaneiros.
Outro ponto crítico é definir corretamente a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) de cada produto a ser importado. A classificação fiscal incorreta é uma das principais causas de autuações fiscais. Ela pode resultar em cobrança de tributos recolhidos a menor, aplicação de multas e outras penalidades que geram custos extras e atrasos no processo de importação.
Portanto, os gestores devem envolver profissionais especializados em classificação fiscal e planejamento tributário. Outra alternativa é contratar empresas de assessoria que dominem todas as normas e regulamentos vigentes, como é o caso da Opex International, que oferece soluções para otimizar operações de comércio exterior.
Documentação
A documentação de importação é um dos pilares de uma operação bem-sucedida. Um pequeno erro em uma fatura comercial, packing list, conhecimento de embarque ou na declaração de importação pode gerar atrasos e custos adicionais.
Para reduzir riscos na importação, é fundamental padronizar processos internos e criar checklists que ajudem a evitar erros na documentação que os responsáveis precisam apresentar para instruir o processo de despacho aduaneiro.
Mais de uma pessoa deve revisar todos os documentos antes do embarque da carga na origem. É igualmente importante manter um arquivo organizado e seguro, já que a Receita Federal pode realizar uma revisão aduaneira até 5 anos a contar da data de registro das declarações aduaneiras.
Além disso, deve-se ter atenção a requisitos específicos de determinados produtos, de acordo com o seu código NCM, como licenças de importação emitidas por órgãos anuentes. A ausência ou vencimento de uma licença pode impedir o desembaraço aduaneiro, gerando custos de armazenagem alfandegada prolongada e até Demurrage.
Escolha de parceiros confiáveis
Outro ponto essencial de como evitar problemas fiscais e regulatórios na importação é a escolha de parceiros confiáveis, tanto no exterior quanto no Brasil.
No caso do fornecedor internacional, ele deve ter experiência em exportar para o mercado brasileiro, de forma a atender os requisitos documentais e legais, bem como cumprir os prazos acordados. Caso contrário, um erro no preenchimento de documentos pelo exportador pode recair integralmente sobre o importador.
Já no Brasil, contar com um despachante aduaneiro experiente faz toda a diferença. Este profissional atua como elo entre a empresa e os órgãos reguladores, incluindo a Receita Federal, assegurando que a equipe mantenha toda a documentação correta, atualize os códigos fiscais e cumpra as exigências alfandegárias à risca.
Além disso, contar com empresas de assessoria e consultoria especializadas em comércio exterior representa um investimento que pode evitar prejuízos financeiros. Afinal, muitas vezes, o custo de uma consultoria é irrisório diante de uma multa ou de um processo administrativo fiscal.
Compliance aduaneiro
A conformidade regulatória não é responsabilidade apenas do departamento de comércio exterior. Empresas bem-sucedidas em operações de importação sabem que o compliance precisa fazer parte da cultura corporativa.
Isso significa capacitar equipes, atualizar constantemente procedimentos internos e ter a certeza sobre as responsabilidades de cada área.
Políticas internas claras de compliance aduaneiro e fiscal ajudam a reduzir riscos ou descuidos que podem gerar passivos tributários e problemas com a Receita Federal. Auditorias internas periódicas também são práticas que ajudam a identificar falhas antes mesmo que elas se tornem um problema real.
Tecnologia como aliada na gestão da importação
Ferramentas de automação e softwares de gestão de comércio exterior são recursos valiosos para gestores que desejam reduzir erros manuais e manter todos os documentos e processos sob controle,
Plataformas modernas permitem monitorar cada etapa de uma operação de importação, além de gerarem relatórios que facilitam a realização de auditorias internas.
Outro benefício da tecnologia é o acesso a bases de dados atualizadas, o que permite monitorar alterações na legislação que podem impactar a operação. Um simples ajuste em uma alíquota de imposto pode mudar toda a viabilidade financeira de uma importação.
Gestão de riscos
Mesmo com todos os cuidados, imprevistos podem acontecer. Por isso, é essencial ter um plano de contingência. Se a mercadoria ficar retida, por exemplo, é importante que a empresa tenha fluxo de caixa para cobrir custos adicionais de armazenagem e multas aplicadas ou alternativas de fornecimento para não interromper a produção ou deixar de cumprir um contrato de fornecimento.
O seguro internacional de carga também é uma ferramenta indispensável para proteger o investimento. Além de perdas materiais por avarias, roubos ou extravios, é possível também contratar coberturas adicionais, como cobertura adicional de despesas, de tributos, de lucros esperados, entre outras coberturas.
Capacitação contínua da equipe
As normas e regulamentos que regem o comércio exterior são dinâmicas, com atualizações constantes. Assim, a capacitação da equipe deve ser encarada como investimento.
Participar de cursos, workshops, feiras de negócios e manter contato com associações de classe ajuda gestores e colaboradores a se manterem atualizados sobre tendências, novas regulamentações e melhores práticas.
Além disso, incentivar a troca de experiências entre departamentos (financeiro, jurídico, logística, compras e comercial) fortalece a cultura de compliance e permite que todos tenham uma visão mais clara dos riscos envolvidos na importação.
Monitoramento pós-desembaraço aduaneiro
Muitos gestores acreditam que o processo de importação se encerra com o desembaraço aduaneiro. Esse é um erro.
É essencial monitorar as operações, mesmo depois da entrada da mercadoria no país, afinal, como já vimos no decorrer deste texto, a Receita Federal pode realizar uma revisão aduaneira a qualquer momento dentro do prazo de 5 anos a contar do registro da declaração de importação, especialmente para conferir se os valores declarados, classificação fiscal e tributos recolhidos estão corretos.
Portanto, é fundamental manter todos os documentos organizados por, no mínimo, 5 anos, conforme prazos de prescrição fiscal. Ter relatórios precisos, comprovantes de pagamentos de tributos e registros de comunicações com órgãos reguladores são medidas simples que podem evitar dores de cabeça no futuro.
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